Toimittajavaatimukset

Sanansa mittaisia. Sellaisia me olemme.

Toimittajavaatimukset

TYÖTERVEYDEN, -TURVALLISUUDEN, YMPÄRISTÖN JA LAADUN (HSEQ) SEKÄ VASTUULLISUUDEN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET TOIMITTAJILLE

 

Rentan tavoitteena on varmistaa turvallinen, vastuullinen ja toimintavarma työympäristö joka päivä. Tavoite koskee niin Rentan omaa henkilöstöä kuin toimittajia ja muita yhteistyökumppaneita. Jokaisella on velvollisuus toimia turvallisuutta, terveyttä ja hyvää työilmapiiriä edistävällä tavalla.

 

1 YLEISET VAATIMUKSET

  • Toimittajan toiminta, käytännöt ja tuotteet tulee noudattaa aina sovellettavaa kansallista lainsäädäntöä, EU:n lainsäädäntöä ja toimivaltaisen viranomaisen antamia asetuksia tai muita määräyksiä.
  • Toimittajan tulee huolehtia, että yrityksellä ja sen alihankkijoilla on voimassa kaikkien lakien ja määräysten edellyttämät, kyseisiin toimituksiin ja töihin liittyvät kelpoisuus-, oleskelu- ja työluvat.
  • Toimittajalla tulee vähintään olla kuvaus keskeisistä toiminnan laatuun ja asiakastyytyväisyyteen vaikuttavien tekijöiden hallinnasta (laatukäsikirja, toimintajärjestelmä, sertifikaatti tms.) sekä pyrkimys jatkuvaan parantamiseen.
  • Toimittajalla tulee olla menettelytapa reklamaatioiden käsittelemiseksi.
  • Toimittajalla tulee olla asianmukainen ohjeistus työntekijöiden perehdyttämiseen.
  • Rentan toimipisteissä työskentelevät henkilöt saavat kulkea vain työn vaatimilla alueilla.
  • Toimitettavan koneen tai työvälineen mukana tulee toimittaa täydellinen dokumentaatio, vähintään suomen- ja ruotsinkieliset käyttöohjeet, sertifikaatit, käyttöönotto- ja katsastustodistukset myös sähköisessä muodossa: [email protected].
  • Rahdinkuljettajan tulee aina käyttää kuhunkin kuljetukseen siihen soveltuvaa ajoneuvoa, varusteita ja kuormaustapaa. Rahdinkuljettaja vastaa kaikista kalustonsa hankintaan, varusteluun ja käyttöön liittyvistä kustannuksista sekä siitä, että ajoneuvo ja varusteet ovat tieliikennekelpoisia ja muiden vaatimusten mukaisia.
  • Toimittaja vastaa siitä, että toimittaja osaltaan noudattaa tuotteiden toimituksissa Rentan eettisiä toimintaperiaatteita ja korruption vastaisia periaatteita (ks. https://www.renta.fi/yritys/code-of-conduct/).

 

Rentalla on oikeus erikseen sopien suorittaa tarkastuskäynti tai auditointi toimittajan laadunhallinnan, työturvallisuuden sekä ympäristönäkökohtien todentamiseksi.

 

1.1 Vastuullisuus ja ympäristönäkökohdat

  • Toimittaja tunnistaa omien toimintojensa merkittävät ympäristövaikutukset.
  • Toimittajalla tulee olla dokumentoitu ympäristöohjelma.
  • Toimittaja ei käytä materiaaleja eikä aineita, jotka on kielletty EU:n lainsäädännön tai ostajan tai toimittajan kotipaikan lainsäädännön nojalla.

 

1.2 Sosiaalinen vastuu

  • Toimittajan tulee varmistua, että sen toimitusketjussa, mukaan lukien raaka-aineiden hankinnat sekä mahdollisten yhteistyökumppaneiden ja alihankkijoiden toiminta, noudatetaan paikallisia lakeja ja työehtosopimuksia sekä Kansainvälisen työjärjestön (ILO) työelämää koskevia vähimmäisnormeja. Toimittajan tulee lisäksi varmistaa, että toimitusketjussa noudatetaan YK:n ihmisoikeuksien julistuksen (UDHR) ja YK:n lapsen oikeuksien sopimuksen (CRC) periaatteita.

 

  • Toimittaja sitoutuu edellä mainittujen lisäksi alla olevien periaatteiden noudattamiseen koko toimitusketjussaan sekä varmistamaan mahdollisten yhteistyökumppaneidensa ja alihankkijoidensa sitoutumisen periaatteisiin:
    • Työntekijöillä on oikeus järjestäytyä ja muodostaa ammattiliittoja sekä kuulua niihin.
    • Työntekijöitä ei saa syrjiä tai suosia minkään olosuhteen vuoksi.
    • Työntekijälle on maksettava vähintään lainsäädännön ja työehtosopimusten mukaista kohtuullista palkkaa.
    • Ylityön tekemisen tulee olla poikkeuksellista, perustua vapaaehtoisuuteen ja siitä tulee maksaa korotettua palkkaa.
    • Työntekijöille tulee tarjota turvallinen ja terveellinen työympäristö.
    • Yrityksellä on oltava voimassa vähintään lakisääteinen työterveyshuolto.
    • Työntekijä ei aloittaessaan saa olla nuorempi kuin kansallisessa laissa tai ILO:n vähimmäisnormeissa määritellään. Nuoria työntekijöitä tulee erityisesti suojella terveydelle tai turvallisuudelle haitallisilta työskentelyolosuhteilta.
    • Työtehtävien tulee perustua vähintään kansallisia lakeja noudattavaan dokumentoituun työsuhteeseen. Työntekijällä tulee olla oikeus luopua työpaikastaan ja niin ilmoittaessaan irtisanoa työsuhteensa.
    • Työsuhde ei saa perustua tahdonvastaiseen työhön, velanmaksuun eikä työntekijältä saa vaatia vakuuksia työstään.

 

1.3 Tietoturvallisuus ja henkilötietojen käsittely

  • Työhön liittyvät asiakirjat ovat tilaajan omaisuutta, ellei muusta ole erikseen sovittu. Toimittajat ja muut työmaalla liikkuvat eivät saa välittää kolmansille osapuolille tilaajan toimintaan, talouteen tai muuhun luottamukselliseen asiaan liittyviä tietoja.
  • Luottamuksellista tietoa sisältävien asiakirjojen hävittäminen on suoritettava hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.
  • Henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava aina voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisia määräyksiä.

 

 

2 TYÖSUORITUKSIA KOSKEVAT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET

 

2.1 Työnjohto ja valvonta

  • Toimittaja vastaa tehtäväkseen annetun työn johtamisesta, työntekijöidensä valvonnasta ja turvallisuudesta. Toimittajan on varattava työnjohdolleen riittävät resurssit turvallisuuden varmistamiseksi.
  • Erikseen niin kirjallisesti sovittaessa toimittajan työntekijät voivat tehdä työtä Rentan työnjohdon alaisuudessa (vuokratyövoima), jolloin Rentan edustajat vastaavat myös työturvallisuudesta.

 

2.2 Työn suunnittelu ja tarkastukset

  • Toimittaja vastaa siitä, että työssä käytettävät koneet, laitteet ja suojavarusteet ovat kunnossa ja soveltuvat tehtävään työhön. Toimittaja on velvollinen suorittamaan ja kirjaamaan käyttöönotto- ja määräaikaistarkastukset käyttämilleen koneille, työvälineille, nostolaitteille ja nostoapuvälineille.
  • Toimittaja vastaa omalta osaltaan siitä, että jokaisesta normaalista poikkeavasta tai vaarallisesta nostosta on tehty erillinen kirjallinen nostosuunnitelma.
  • Tilaajan pyynnöstä yhteisellä työpaikalla toimiva toimittaja on velvollinen laatimaan omaa toimintaansa koskevan riskianalyysiin pohjautuvan turvallisuus- ja ympäristösuunnitelman. Suunnitelma tulee laatia aina merkittävää turvallisuus- tai ympäristöriskiä sisältävistä rakentamis-, purku-, asennus- ja huoltotöistä.
  • Toimittaja on velvollinen osallistumaan tilaajan asettamien vaatimusten mukaan tarvittaviin yhteisen työpaikan turvallisuuskierroksiin, riskin arviointeihin tai tutkintoihin.
  • Kuljetusliike vastaa turvallisuus- ja ympäristöasioiden huomioinnista kuljetusreitin suunnittelussa.

 

2.3 Henkilöstön osaamista koskevat vaatimukset

  • Työntekijöillä tulee olla riittävä ammattitaito sekä lakisääteiset ja muut kelpoisuudet kyseisen työn turvalliseksi suorittamiseksi.
  • Toimittajan tulee pitää luetteloa henkilöistä, joilla on Valtioneuvoston asetuksen työvälineiden turvallisesta käytöstä ja tarkastamisesta 12.6.2008/403 mukaiset työnantajan kirjalliset luvat:
    • Trukin käyttämiseen
    • Henkilönostimen ohjaamiseen
    • Taakan kiinnittämiseen asennuskäyttöön tarkoitettuun nosturiin.
  • Jokaisella tulitöitä tekevällä henkilöllä ja luvan kirjoittajalla sekä tulitöiden valvojilla tulee olla voimassa oleva tulityökortti.
  • Työkoneiden ja ajoneuvojen käyttäjillä on oltava koneen edellyttämä käyttölupa ja koulutus.
  • Ensiapuvalmiuden järjestämisestä sovitaan paikallisesti sopimusvaiheessa.
  • Kuljettajalla tulee olla voimassa Tieturva 1 tai työturvakortti sekä lainmukainen henkilötunnistekortti.

 

2.4 Henkilökohtainen suojavarustus ja henkilökortin käyttö

  • Suojavarusteiden ja muiden turvallisuusmääräysten osalta noudatetaan työmaakohtaisia ja Rentan vähimmäisvaatimuksia sekä toimittajan turvallisuusohjeiden mukaisia suojavarusteita.
    • Suojakypärää tulee käyttää nostotyössä torninosturilla tai auton kuormausnosturilla.
  • Palveluntoimittaja vastaa siitä, että omalle henkilöstölleen on hankittu työssä tarvittavat suojavälineet ja –laitteet (esimerkiksi suojavaatetus, silmä- ja kuulosuojaimet, turvajalkineet, kypärä, turvavaljaat, hengityssuojaimet, valaisimet, työskentelytasot. jne.)
  • Toimittajan tulee huomioida henkilöiden liikkumisen turvallisuus, erityisesti talviolosuhteissa (hyväkuntoiset jalkineet, nastakengät, liukuesteet tms.)
  • Jokaisella yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevällä on oltava työmaalla liikkuessaan näkyvillä henkilön yksilöivä kuvallinen tunniste. Tunnisteesta on käytävä ilmi:
    • Henkilön nimi
    • Veronumero
    • Onko työmaalla työskentelevä työsuhteessa oleva työntekijä vai itsenäinen työnsuorittaja
    • Työnantajan nimi.

 

2.5 Raportointi turvallisuushavainnoista, vaaroista ja tapaturmista

  • Toimittajan on tiedotettava viivytyksettä Rentalle ja muille yhteisellä työpaikalla työskenteleville toiminnastaan johtuvista vaaroista.
  • Toimittaja ilmoittaa välittömästi Rentan yhteyshenkilölle tekemistään turvallisuushavainnoista, sattuneista vaaratilanteista, tapaturmista, ympäristö- ja omaisuusvahingoista.
  • Toimittaja on velvollinen suorittamaan toiminnassaan sattuneen työtapaturman, muun vahingon tai vakavan vaaratilanteen tutkinnan 2 viikon kuluessa tapahtumasta.

 

2.6. Korkealla työskentely

  • Toimittajan on arvioitava työhön liittyvä putoamisvaara ja laadittava suunnitelma putoamisen estämiseksi. Toimittaja huolehtii putoamisen estämiseksi tarvittavien suojainten, tilapäisten rakenteiden ja työtasojen hankinnasta ja asentamisesta, ellei muuta ole sovittu. Työn loputtua tilapäiset rakenteet on purettava.
  • Jos työskentelypaikoille tai kulkuteille voi pudota tarvikkeita tai jätteitä, on toimittajan rajattava työalue aitauksia, katoksia varoitusmerkintöjä tai muita turvallisuuslaitteita käyttäen.

 

2.7 Vaaralliset aineet

  • Toimittajalla on oltava kemikaaleja koskevan lainsäädännön mukainen luettelo ja käyttöturvallisuustiedotteet käyttämistään kemikaaleista.
  • Kemikaalien käsittely on järjestettävä siten, etteivät mahdolliset vuodot pääse suoraan viemäriin tai ympäristöön.
  • Toimittajan tulee varautua käyttämiensä kemikaalien vuotoon soveltuvalla torjunta- ja pelastuskalustolla.

 

2.8 Järjestys ja siisteys

  • Jokaisen toimittajan tulee pitää työympäristönsä järjestyksessä ja siistinä päivittäin. Työhön kuuluu myös työpaikan siistiminen välittömästi työn loputtua sekä jätteiden ja ylijäämätarvikkeiden lajittelu jätehuoltolain mukaisesti ja työpaikalta tai siirto tilaajan osoittamaan paikkaan. Toimittajan velvollisuus on hankkia työpisteisiin tarvittavat jätteiden keräysastiat, ellei muuta ole erikseen sovittu.
  • Ellei toimittaja huolehdi näistä velvollisuuksistaan, voi tilaaja järjestää siivouksen toimittajan kustannuksella ilman erillistä sopimusta.

 

2.9 Paloturvallisuus

  • Toimittajan on varmistettava, ettei sen toiminta aiheuta tulipalon tai muun vahingon vaaraa.
  • Toimittajan on huolehdittava riittävästä alkusammutuskaluston hankinnasta ja tulityövartioinnista, ellei muuta erikseen kirjallisesti sovita.

 

2.10 Ajoneuvojen lastaus ja purku

  • Rahdinkuljettaja vastaa ajoneuvon paikallaan pysymisestä lastauksen tai purkamisen aikana sekä kuorman turvallisesta kiinnittämisestä kuljetusta varten.
  • Kuljetusliike vastaa kuukulkijoiden, saksilavojen ja muiden työkoneiden kyytiin tai pois ajamisesta sekä työmaatilojen nostoista.
  • Kuljetusliike varmistaa, ettei vaara-alueella työskentele tai oleile ylimääräisiä henkilöitä ja keskeyttää työn, mikäli vaara-aluetta ei voida varmistaa tai syntyy vaaratilanne.

 

 

 

2.11 Menettelytavat rikkomustapauksissa

  • Tilaaja ja toimittaja varmistavat perehdytyksen, koulutuksen, ohjauksen sekä valvonnan avulla, että henkilöstö toimii määräysten mukaisesti. Havaitut rikkomukset informoidaan aina Rentan edustajalle sekä henkilön esimiehelle.
  • Renta voi poistaa henkilön yhteiseltä työpaikalta ja henkilön pääsy työpaikalle voidaan evätä jatkossa. Työmaalta poistamiset voidaan ulottaa koskemaan kaikkia Rentan toimipisteitä.
  • Alkoholin ja muiden päihteiden käytössä noudatetaan 0-toleranssia. Päihderikkomusten seurauksena on aina yhteiseltä työpaikalta poistaminen.
  • Mikäli samalla toimittajalla esiintyy toistuvasti laiminlyöntejä tai laiminlyönnit ovat erityisen törkeiksi katsottavia, työhön liittyvä hankintasopimus voidaan purkaa ja noudattaa karenssiaikaa tilaajan harkinnan mukaan.